Cada cerebro es un mundo, y la productividad personal depende de variables como los hábitos adquiridos, necesidades, personalidad o circunstancias de cada persona. A pesar de esa singularidad, se dan una serie de puntos comunes a toda la humanidad que permiten enunciar una serie de “leyes generales” para la administración del tiempo y la productividad que aplican en mayor o menor medida para todo el mundo.
Son teorías formuladas por economistas, filósofos, historiadores y psicólogos que, mediante la observación del comportamiento humano frente a los retos del trabajo y la productividad, proponen distintas leyes que definen estrategias de organización o prácticas que hacen que una persona sea más productiva.
Ley Yerkes-Dodson. Formulada en 1908 por los psicólogos Robert M. Yerkes y John Dillingham Dodson. La Ley Yerkes-Dodson describe cómo el pico de rendimiento de una persona se sitúa justo en el punto de equilibrio entre la falta de interés y una situación de estrés agobiante, representado por una U invertida.
Un buen ejemplo puede ser cuando invitas a alguien a casa el fin de semana. Probablemente el lunes no te apetecerá nada limpiar la casa, pero una hora antes de que llegue la visita tu instinto será comenzar a limpiarlo todo de forma atropellada. Probablemente el punto de mejor rendimiento habría sido en algún momento entre el jueves y el viernes.
Para evitar los extremos de falta de motivación y estrés agobiante, lo más recomendable es organizar tu día en una lista de tareas planificada con criterios de rendimiento, prioridad y carga de la tarea. Un buen sistema puede ser el método 3-3-3, que prioriza la tarea más pesada como actividad central, y otras menos exigentes para terminar la jornada. De ese modo, el cerebro se motiva para terminar tareas, pero sin generar un exceso de estrés.
Ley de Parkinson. Cyril Northcote Parkinson fue un historiador naval y autor de más de 60 libros. En 1955, dio forma a su ley en un artículo satírico en The Economist, en el que se reflejaba la ineficiencia del trabajo administrativo. La ley se vertebra sobre tres máximas:
- “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”. Es decir, que cuanto más tiempo se dispone para hacer una tarea, más se tardará en hacerla.
- “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”. O lo que es lo mismo, que por mucho presupuesto que se disponga, la tendencia será a gastarlo todo.
- “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”. Hace referencia que se tiende a dedicar demasiado tiempo a detalles sin importancia de una tarea, restándole tiempo a lo que de verdad importa.
Esta ley determina que, cuando se afronta una tarea, no se le da tanta importancia a los que se va a tardar en realizarla, sino en el tiempo que disponible para hacerla. Para evitar caer en la trampa de Parkinson, puedes emplear la regla de los dos minutos: "Si puedes hacerlo en dos minutos o menos, hazlo ya". No importa si tienes margen de tiempo.
Ley de Illich. La Ley de Illich, o Ley de los Rendimientos Decrecientes, describe la caída de la productividad a medida que se le dedica tiempo a una determinada tarea, hasta hacerla improductiva primero, y de mala calidad después. La solución que se recomienda para evitar el descenso de la productividad al realizar una determinada tarea es limitar el tiempo que se le dedica.
Una buena estrategia para evitar caer en el comportamiento que enuncia esta ley es dividir las tareas más tediosas en varias más pequeñas y ligeras. De ese modo, se pueden concatenar insertando descansos intermedios que minimizan el cansancio y con él la caída de la productividad. Utilizar el método Pomodoro para controlar los tiempos que se le dedican a cada tarea también resulta muy efectivo, al forzar descansos periódicos.
Ley de Carlson. El planteamiento de la Ley de Carlson, también conocida como la Ley de las Secuencias Homogéneas, es muy diferente a las anteriores, ya que no tiene en cuenta el cuánto trabajas, sino el cómo trabajas. La ley la formuló en 1950 el economista sueco Sune Carlson. Se basa en el principio de que trabajar de forma ininterrumpida es más eficiente y consume menos tiempo que hacerlo con interrupciones. Carlson observó que los empleados tenían dificultadas para mantener la concentración durante más de veinte minutos seguidos debido a las constantes interrupciones de sus compañeros, llamadas, reuniones, etc.
Es decir que, entre otras cosas, el economista consideraba a la multitarea como el mayor enemigo de la productividad, y recomendaba agrupar tareas afines en bloques y realizarlas sin interrupciones. En definitiva, se basa en crear un escenario de trabajo profundo y dedicarle un buen espacio en tu agenda liberándote de interrupciones innecesarias durante ese periodo, al tiempo que estableces pequeños descansos para que la fatiga no mine tu productividad.
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