Uno de los efectos más evidentes de la falta de organización del tiempo es la sensación de sentirte superado por el trabajo. Eso genera una presión adicional y el estrés que esa situación provoca puede llegar a bloquear a las personas generando el caldo de cultivo perfecto para la procrastinación.
Existen distintas técnicas y métodos para mejorar la organización del tiempo, de forma que se aproveche mejor cada minuto y no se te escape entre las manos sin avanzar en tus tareas. Además de ese control y organización del tiempo, también es importante el cuidado personal. Al fin y al cabo, quien debe realizar el trabajo ha de encontrarse en las condiciones físicas óptimas para desarrollarlo de forma eficiente. Vamos a revisar algunas de esas técnicas que te permitirán completar con éxito tus listas de tareas diarias.
Organiza tu agenda. Tener claras las tareas que se deben completar sirve para concentrar los esfuerzos en un objetivo, y evitar navegar sin rumbo saltando de tarea en tarea sin considerar su prioridad o importancia. Eso arruinará tu productividad.
Existen varias técnicas para priorizar las tareas y otras tantas para organizar esas tareas en tu jornada. En este punto, cada persona es un mundo y las técnicas que funcionan para unas personas, pueden no hacerlo para otras. Por lo que es importante probarlas durante un tiempo para ver cual cuál encaja con tu perfil y el tipo de tareas que llevas a cabo en tu trabajo.
Aprovecha la energía de primera hora. Más allá de los ritmos circadianos, es importante agrupar las tareas más exigentes o que requieren mayor concentración en los momentos en los que el cerebro se encuentra más descansado. Eso, habitualmente, suele ser a primera hora de la mañana. Por lo que es importante reservar ese momento para tragarte los mayores sapos.
Programa tus tareas, pero también tus descansos. Definir y organizar bien los objetivos es uno de los factores clave en el éxito para alcanzar la máxima productividad. Sin embargo, en esa planificación suele olvidarse algo muy importante: programar también los descansos. Al dejar constancia de esos descansos como una tarea, los tendrás más en cuenta en tu jornada laboral.
Tomarse pequeños descansos de forma frecuente es importante para darle tiempo al cerebro a recuperar su creatividad y su capacidad de concentración. Es preferible apostar por pequeños esprints y tomarse descansos entre ellos, que intentar correr una maratón y terminar agotado.
Aprende a decir ‘No’. Es una técnica conocida como inflexibilidad intencional que, en esencia, consiste en concentrar tus esfuerzos en completar tu lista de tareas, diciendo no a todo aquello que no se alinea con ella. Obviamente, no le puedes decir a tu jefe que no vas a hacer una determinada tarea por que no está en tu lista, pero tal vez puedas aplazarla para el día siguiente e incluirla, en lugar de dejar lo que estás haciendo.
Eso mismo se aplica a las comunicaciones con los compañeros que, según el estudio The State of Workplace Communication in 2024 de Forbes Advisor, suponen buena parte de las interrupciones diarias. Dejarles claro que no tienes una disponibilidad inmediata y reservar un tiempo para responder sus preguntas contribuye a mejorar tu productividad evitando interrupciones.
Silencio selectivo y el correo. En línea con el punto anterior, mantener a raya a las notificaciones contribuye a reducir las interrupciones y se reduce la ansiedad que provocan al recibirlas. Aunque pueda parecer insignificante, estudios de Universidad de Kassel, en Alemania, han demostrado los efectos negativos de estas interrupciones en la productividad. Se tarda una media de 15 minutos en recuperar la concentración que se tenía antes de recibir una de estas notificaciones.
Por otro lado, es importante evitar que los correos sin responder se amontonen en tu bandeja de entrada, porque la información que contienen puede ser importante para la organización de tus tareas. No obstante, no deberías interrumpir tu planificación para ver si has recibido alguno. En su lugar, programa pequeños bloques de tiempo de un par de minutos entre tus tareas para mantener a cero tu bandeja de entrada.
Duerme lo que tu cerebro necesita. Si bien ya te hemos contado la importancia de tomarse pequeños descansos durante la jornada, más importante todavía es descansar bien durante la noche. Adoptar hábitos de sueño saludables y dormir las horas adecuadas son imprescindibles para que tu cerebro consiga los mejores niveles de concentración durante el día y se mantenga en las mejores condiciones para la toma de decisiones.
Puede sonar extraño, pero también existe la procrastinación del sueño, provocada por el estrés y no destinar el suficiente tiempo al ocio, que puede contribuir a que no duermas lo suficiente. Si incluso Bill Gates, un adicto al trabajo confeso, tuvo que admitir que era necesario dormir, ¿por qué no ibas a hacerlo tú?
Imagen | Unsplash (Luis Villasmil)
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