Aplicación Verifactu: así afecta el síndrome estudiantil a las empresas

En diciembre del año pasado, el Gobierno sorprendió a todos con el retraso de la entrada en vigor de la obligatoriedad para las empresas de adaptar sus sistemas de facturación con el fin de cumplir con la “Ley antifraude”, lo que popularmente se conoce como Verifactu. Ahora, las empresas tienen hasta el 1 de enero de 2027 para cambiar a un software que les permita cumplir con esta normativa; es decir, que impida manipular o eliminar registros contables y, por lo tanto, evite las dobles contabilidades y el fraude fiscal. 

Es verdad que millones de pymes y autónomos tendrán más tiempo, pero no conviene a nadie dormirse en los laureles. Y evitar en las empresas el llamado “síndrome del estudiante”, una forma habitual de procrastinación consistente en posponer la preparación de un trabajo o un examen hasta justo unos días (o incluso unas horas) antes, cuando ya probablemente es tarde para hacer bien las cosas. 

Verifactu es una realidad legislativa y un estándar de transparencia de la Agencia Tributaria que sigue estando prácticamente a la vuelta de la esquina (los meses y las semanas vuelan) y que es mejor abordar cuanto antes. Hay que recordar que las empresas que a partir del año que viene no hagan sus deberes y no tengan instalado y en uso un software adaptado se exponen a multas de hasta 50.000 euros al año. Lo que no es ninguna broma. 

Pero vamos rápidamente a aclarar algunos términos sobre este trascendental cambio, que no solo permitirá a las compañías cumplir con la ley, sino que también las ayudará a ser más eficientes y competitivas. En las siguientes líneas explicaremos qué es Verifactu, por qué es obligatorio y qué plazos de adaptación hay para empresas y autónomos, y también te contaremos lo fácil que resulta ponerse al día con un software ya adaptado y suficientemente probado por miles de clientes. 

¿Qué es la “Ley antifraude” y Verifactu?

La “Ley antifraude” data de 2021 y, en realidad, es un paquete de medidas destinado a paliar el problema del fraude fiscal en España, un país donde, según varias fuentes, la economía sumergida ronda el 20% del PIB. 

Una de las medidas de esta ley establece que todas las empresas y autónomos están obligados a usar programas informáticos de facturación que impidan manipular datos contables y de facturación, garantizando la integridad y trazabilidad de los registros. Es decir, Hacienda pretende acabar para siempre con el llamado “software de doble uso”, ese que permite llevar una contabilidad “en b”, con el fin de alterar registros y finalmente ocultar ventas. 

Y paralelo a la “Ley antifraude” tenemos el sistema Verifactu. En esencia, es un sistema promovido por Hacienda para que las empresas puedan generar un registro por cada factura que no se puede borrar ni alterar sin dejar huella y que es enviado a la Agencia Tributaria casi en tiempo real. 

Esa factura que es creada con Verifactu incluye un código QR y una huella digital para verificarla. Verifactu queda definido formalmente en el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, aprobado a finales de 2023, donde se ya especificaban las características que deben tener los programas de contabilidad para cumplir con la “Ley antifraude”. 

Obligatoriedad de Verifactu

La “Ley antifraude” establece la obligatoriedad de que empresas y autónomos en España hagan su contabilidad y facturación con un software que cumpla con esta normativa. Es decir, que impida manipular las cuentas y llevar dobles contabilidades, con fines fraudulentos y que permitan el pago en negro. Y, para ello y desde el año pasado, hay software muy solvente en el mercado que permite a las compañías cumplir con la ley.

Sin embargo, por el momento la opción de enviar a la Agencia Tributaria las facturas en tiempo real a través del sistema Verifactu es opcional. Y empresas y autónomos podrán marcar en su software esa opción o no. 

Sin embargo, Hacienda ha dado a entender que, de entrada, estará más vigilante aquellas compañías que no activen la opción Verifactu. Hay que aclarar que una compañía que no comunique en tiempo real sus facturas a Hacienda a través de Verifactu está obligada, de todos modos, a guardarlas de forma segura para responder ante posibles inspecciones futuras. 

En resumen, cumplir con la “Ley antifraude” va a ser obligatorio a partir del 1 de enero de 2027, pero usar el sistema Verifactu será por el momento opcional. 

Plazos de adaptación

Tras el retraso aprobado por el Gobierno en 2025, los plazos para que los agentes económicos adapten sus sistemas de facturación se articulan en torno a dos fechas claves:

• 1 de enero de 2027: obligatorio para las empresas.
• 1 de julio de 2027: obligatorio para autónomos y comunidades de bienes.

A partir de estas fechas, no se podrá tener ni utilizar ningún programa de facturación que no esté adaptado la “Ley antifraude” y que no contemple la opción Verifactu.  

Adaptarse a Verifactu sin tener pesadillas

Adaptarse a la “Ley antifraude” y Verifactu es muy fácil. El peso técnico descansa en los fabricantes de los programas de facturación, que, además, desde mediados de 2025 están obligados a tener sus soluciones al día en este punto. Por eso, las empresas y autónomos que quieran cumplir con la ley a partir del año que viene (y dormir tranquilos a partir de ahora) tienen que ponerse en contacto con un proveedor de programas como TeamSystem, uno de los proveedores de software con más clientes y más gama de producto del mercado español. 

En función del perfil de la empresa, TeamSystem ofrece dos programas para ponerse al día con Verifactu. Por un lado está TeamSystem Facturas Billin, un software online para autónomos y micropymes. Facturas Billin permite crear facturas en segundos y remitirlas a la Agencia Tributaria, con su debido código QR y la leyenda Verifactu. Facturas Billin tiene una interfaz intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo (PC o teléfono móvil con iOS o Android). Permite hacer un seguimiento del estado de emisión y envío de la factura (vista, aceptada o vencida), y también controla el stock y los gastos.  

Para compañías de mayor tamaño y que requieren más control sobre los procesos administrativos o los ciclos de compras y de ventas, la mejor opción es TeamSystem Factusol. Se trata de un programa muy completo que puede ser desplegado en local o en la nube, y que también emite facturas con código QR y la leyenda Verifactu. Además, permite generar facturas electrónicas con firma digital e informes personalizados para la toma de decisiones. También destaca por ser fácil de integrar con otros sistemas contables. 

Aunque se haya retrasado, Verifactu está a la vuelta de la esquina. Pero lo bueno es que no hay barreras técnicas que impidan a las empresas adaptarse de una manera sencilla. 

Con los programas de TeamSystem no hacen falta meses de auditoría interna, ni complejas adaptaciones del software o los sistemas contables para cumplir con la ley a partir del próximo 1 de enero. La urgencia es real, pero la solución es sencilla: no esperes al colapso del último minuto. Instala Verifactu en unos minutos y convierte una obligación administrativa en un trámite resuelto y en una mejora de productividad y eficiencia para tu empresa. 

Imágenes: TeamSystem y Adobe Stock (Thirawat / Fatma / Andrey Popov)