Las oficinas de muchas empresas se preparan para facilitar el trabajo híbrido, en el que algunos empleados trabajarán de manera remota y otros compartirán espacio físico en estos lugares.
En ese rediseño de las oficinas, las salas de reuniones jugarán un papel importante. No solo deberán acomodar su espacio, también su disposición y, cómo no, su equipamiento, también tecnológico.
Estas son las claves para que una sala de reuniones esté preparada para el trabajo híbrido.
Aplicaciones de videoconferencia
Antes de que el coronavirus irrumpiera en nuestras vidas, el 60% de las reuniones empresariales eran en persona. Sin embargo, en 2024, solo una de cada cuatro lo serán, según Gartner.
Por tanto, las salas de reuniones deberán contar, en primer lugar, con soluciones que permitan estas videoconferencias. En el mercado hay muchas opciones (Zoom, Google Meet, Cisco Webex o Microsoft Teams son algunas de ellas), pero cada vez será más fundamental que la aplicación elegida sea compatible con un alto número de dispositivos, cada vez más diversos: portátiles Windows, Mac, Chromebooks, teléfonos o tabletas Android o iOS…
Además, estas aplicaciones de videoconferencia no solo deben ser capaces de mostrar audio y video de los participantes, sino que las personas reunidas puedan también utilizar esta aplicación para compartir contenido en vivo y en directo, fomentando así la colaboración entre todos.
Lo ideal, además, es que la sala esté preparada para acoger una reunión que se celebre con una aplicación diferente a la que se usa internamente. No todas las empresas escogen la misma solución corporativa, por lo que, de cara a las reuniones con proveedores y partners, la sala debe tener habilitadas diferentes clientes para poder atender todos estos encuentros.
Hardware de videoconferencia
Además de la herramienta que permite hacer estas videollamadas, la sala debe contar con un equipamiento específico de videoconferencia.
Este hardware para salas de reuniones está disponible para todas las plataformas de videoconferencia populares, como Zoom o Microsoft Teams. De hecho, podemos encontrar algunos que están específicamente diseñados para cada una de las opciones, como las pantallas para Zoom, los monitores de Dell para Teams o incluso kits completos como los anunciados por Google para Meet.
Algunas de las propuestas incluyen pantalla táctil y combinaciones de cámara y audio para convertir cualquier sala de reuniones en una suite de videoconferencia fácil de usar.
El objetivo de todos estos equipos es permitir una experiencia de reunión híbrida optimizada, de manera que la colaboración en el lugar de trabajo sea simple e inclusiva, sin importar desde dónde llamen o estén los asistentes.
Recepción y salida de audio
El sonido de las reuniones debe ser claro y nítido. Aunque la mayoría de las aplicaciones ha ido introduciendo mejoras para eliminar, por ejemplo, sonido ambiente que pueda resultar molesto, micrófonos o altavoces dedicados pueden ayudar a mejorar la experiencia.
Microsoft, sin ir más lejos, también ha lanzado al mercado un altavoz con micrófono incorporado especificamente diseñado para el trabajo híbrido.
Además, en una reunión híbrida, el orador principal puede pasar de estar físicamente en la sala a ser uno de los participantes que entra por video. Por lo tanto, para que una reunión híbrida sea un éxito para todos los participantes, debe tener micrófonos que puedan captar el sonido desde cualquier lugar de la sala de reuniones.
Dependiendo del tamaño y la forma del espacio, se puede colocar un micrófono en el techo para que capture todo el sonido. También se puede optar por colocar varios micrófonos en la mesa.
En cualquier caso, lo recomendable es elegir un producto adecuado al espacio y que sea capaz de distinguir el ruido de fondo de las personas que hablan.
Cámaras y monitores para la imagen
Algo parecido pasa con las cámaras, que en la medida de lo posible deben ser inteligentes para saber enfocar en cada momento a quién está liderando la conversación en una reunión híbrida. También deben ser capaces de cambiar la vista de los que están en la sala, para mostrar una vista de grupo, a una vista individual, más de cerca.
Las pantallas y monitores con los que debe contar esta sala también deben ser de un tamaño generoso, para que todos los participantes puedan ver con claridad todo lo mostrado en ellas, especialmente si es texto o datos, independientemente del lugar que ocupen dentro de la sala. Esto es especialmente importante teniendo en cuenta que, por la distancia social, es posible que las salas de reuniones sean más grandes a partir de ahora para acoger al mismo número de asistentes que antes.
Hay varias formas de lograr los mejores resultados: una única gran pantalla única o tener varias configuradas para que se pueda dividir la imagen entre ellas. Por supuesto, el monitor debe ser capaz de recibir el vídeo, preferentemente de forma inalámbrica. Si, además, la pantalla es táctil y permite que se pueda usar como pizarra y anotar nuevo contenido, esto facilitará la colaboración híbrida en reuniones.
Cuando no estás en la sala de reuniones
En las reuniones de trabajo híbridas, tan importante es el hardware y la conexión de la sala de reunión principal como el equipamiento tecnológico con el que cuenten el resto de los participantes.
Por eso, además de una buena conexión a Internet y la misma aplicación de videoconferencia, es importante que todos los participantes dispongan de una buena webcam, de unos altavoces y micrófonos con calidad suficiente, así como con la iluminación adecuada par que la reunión transcurra de la forma más dinámica y ligera posible.
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