Hoy te vamos a explicar qué es el autoguardado por defecto de Office y cómo y por qué desactivarlo en documentos compartidos. La función de autoguardado es muy útil cuando estás editando documentos en solitario, ya que te permite evitar pérdidas cuando lo cierras sin querer o tu ordenador falla, e incluso también en la mayoría de los casos en los que se trabaja en grupo en los documentos compartidos.
Sin embargo, también hay algunos momentos en los que puede causar algunos problemas, sobre todo teniendo en cuenta que Microsoft lo ha activado sin decir nada en unos documentos compartidos en los que hasta hace poco tiempo estaba desactivado, por lo que a las personas más despistadas puede costarles algún que otro disgusto.
Espera, ¿pero el autoguardado no era bueno?
Sí, el autoguardado es una función que guarda los cambios que estás haciendo en un documento de manera automática. Lo que consigues con esto es que, en caso de fallo del documento o el ordenador y que todo se apague sin guardar manualmente, no pierdas información ni los últimos cambios que hayas hecho en ese documento.
Esta función también puede ser muy útil a la hora de trabajar en equipo, ya que permite ir guardando y visualizando en tiempo real los cambios que realizan otros miembros del equipo.. Hasta hace poco, esta función era un poco más secundaria al venir desactivada por defecto, pero ahora ha sido activada automáticamente afectando a documentos de Sharepoint, Microsoft Teams y/o OneDrive.
Cuando se está trabajando en grupo con documentos que se abren directamente desde OneDrive, puede que un usuario abra uno que ya esté terminado y empiece a hacer cambios sin saber que el autoguardado está activado, lo que puede llevar a la pérdida del documento original. E incluso si no guarda los cambios deliberadamente, al cerrar el documento el autoguardado los aplicará.
Evidentemente, estas pérdidas no suponen un problema en los ambientes de trabajo en la que todos los usuarios están versados en estas herramientas. Pero algunos usuarios han reportado problemas en algunos supuestos como cuando los usuarios no se han dado cuenta de que está preactivada esta función.
Para evitar que esta función cause estragos, Office incluye un historial de cambios en sus aplicaciones al que se puede recurrir para revertir las ediciones. Sin embargo, si no te has dado cuenta de que la función está activa puede que este historial sirva de poco en el caso de que no sepas exactamente cuánto tiempo llevas haciendo cambios sin saber.
La propia Microsoft ha advertido de algunos escenarios en los que esta función puede ser problemática. Por ejemplo, puedes considerar desactivarla cuando vas a hacer cambios en los que sólo vas a hacer experimentos o probar cosas que no quieras que se guarden en documentos como bases de datos o excels.
También puede causar problemas si alguien hace cambios por error en un documento final que ya está terminado. Para evitarlo de momento no hay una solución, ya que Microsoft se limita a decir que se deje claro en el título del documento compartido que está finalizado y no debe tocarse. Lo mismo pasa cuando simplemente se revisa un documento y tocas algo sin querer. Para evitar esto, luego te diremos cómo activar un modo de sólo lectura para evitar cambios por error.
Microsoft también avisa que su autoguardado puede dar problemas cuando creas un documento a partir de otro existente. En estos casos, es importante guardar a parte el documento inicial si no quieres sobrescribirlo. Aunque si tienes despistados en tu grupo de trabajo, también puedes simplemente desactivar este modo como te diremos a continuación.
Cómo quitar el autoguardado o evitar sus consecuencias
Desactivar el autoguardado es bastante sencillo, ya que aunque en tus documentos personales donde sólo editas tú la opción está un poco escondida en los archivos colaborativos o compartidos está bastante a la vista. Lo desactivarás pulsando en el botón que hay justo en la esquina superior izquierda del documento de Word que estés editando.
Evita los cambios accidentales
Si lo que quieres es evitar que este autoguardado afecte a tus documentos, lo mejor es que vayas al menú de Archivo al que puedes hacer desde cualquiera de las aplicaciones ofimáticas de Microsoft pulsando en su opción arriba a la derecha.
Una vez dentro del menú de archivo, puedes proteger un documento para que otros usuarios no puedan editarlo sin querer. Para ello, pulsa en el botón Proteger documento (1) que aparece en las opciones. Se abrirá un menú, y en él debes elegir la opción Abrir siempre como solo lectura (2) para evitar que cuando un usuario lo abra para revisarlo, no haga cambios accidentales.
Y si hiciste cambios sin querer, revisa el historial
Y si el autoguardado ya ha hecho estragos, hay una manera de revertir los problemas utilizando el historial de ediciones. Aún así, esto será poco efectivo si has estado autoguardando durante largo tiempo sin darte cuenta. Para ello ve al menú de Archivo al que puedes hacer desde cualquiera de las aplicaciones ofimáticas de Microsoft pulsando en su opción arriba a la derecha.
Y una vez estés en el menú de archivo, pulsa en la opción de Historial de versiones. Esto te llevará de nuevo al documento, pero en lateral derecho aparecerá una columna con todos los cambios que has ido haciendo por si quisieras revertirlos.
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