Vamos a explicarte cómo compartir un archivo en Google Drive con otra persona. La nube de Google es un servicio con muchísimas opciones para sacarle partido, ya sea subiendo manualmente archivos como subiéndolos desde Windows, creándolos con sus herramientas ofimáticas o haciendo copias de seguridad con tu móvil.
Y cuando quieres compartir alguno de estos archivos que tienes subidos, tienes dos maneras diferentes en las que puedes hacerlo. Puedes compartir el archivo directamente sólo con personas concretas a través de su correo electrónico, pero también puedes generar un enlace para que todo el que lo tenga pueda acceder a él.
Compartir un archivo sólo con personas concretas
La ventana de compartir un archivo con personas concretas directamente a través de su correo electrónico es que te aseguras de que sólo quien tú quieres pueda acceder a él. Para hacerlo, ve a Google Drive y haz click derecho sobre el archivo que quieras compartir (1). En el menú emergente que te aparecerá, debes pulsar sobre la opción Compartir (2) que te aparece en tercer lugar.
Se abrirá la ventana desde la que vas a poder compartir los archivos. En esta ventana es donde ya tienes visibles las dos opciones diferentes para compartir el archivo, la de obtener un enlace o la de empezar a introducir nombres o correos.
Si quieres compartir el archivo con una persona concreta, escribe su correo electrónico en el campo Introduce nombres o correos. Si tienes el contacto guardado con un correo electrónico en tu agenda de Google, también podrás escribir su nombre para buscarlo. Luego, elige si las personas que reciban la invitación podrán editar el archivo, o limitarse a verlo o a comentarlo, y escribe un mensaje para la notificación que les llegará por correo. Termina pulsando en Enviar.
Si pulsas sobre la opción Avanzado, podrás administrar los permisos de todas las personas a las que hayas invitado ya, además de invitar a nuevos usuarios. También tendrás un enlace que les puedes enviar por si perdieron el correo, aunque sólo les servirá si han sido invitados por ti, ya que no funciona como los enlaces que te diremos en el siguiente punto. Abajo del todo también vas a poder limitar sus interacciones para que no puedan invitar a otros usuarios o descargar e imprimir el archivo.
Compartir un archivo con todo el que reciba un enlace
Si quieres compartir un archivo con muchas personas, quizá prefieras generar un enlace para difundirlo. Eso sí, en este caso podrá acceder a él cualquiera que tenga el enlace. Para hacerlo, ve a Google Drive y haz click derecho sobre el archivo que quieras compartir (1). En el menú emergente que te aparecerá, debes pulsar sobre la opción Compartir (2) que te aparece en tercer lugar.
Se abrirá la ventana desde la que vas a poder compartir los archivos. En esta ventana es donde ya tienes visibles las dos opciones diferentes para compartir el archivo. Aquí, pulsa sobre la opción Obtener enlace para compartir para generar una URL que puedas enviar por cualquier aplicación.
Se abrirá una ventana Compartir con otros en la que te aparecerá el enlace que tienes que enviar a quien quieras que pueda acceder el archivo. Abajo hay una sección Personas por si quieres enviarlo por correo electrónico, pero también puedes hacerlo con cualquier aplicación.
Si pulsas debajo de Cualquier usuario con el enlace puede... podrás elegir qué quieres que pueda hacer cualquier persona que tenga este enlace, pudiendo hacer que sólo vean y abran el archivo, o permitiendo que dejen comentarios o puedan editarlo ellos mismos. Recuerda que cualquier persona que reciba el enlace podrá hacer lo que indiques, o sea que ten en cuenta que existe la posibilidad de que alguien se lo pase a alguien que no tengas previsto que pueda verlo.
En esa lista de arriba hay una opción Más, que si la pulsas irás a otra pantalla donde puedes administrar el enlace haciendo que sea público y se pueda encontrar desde Google. También puedes hacer que el enlace quede desactivado para que ya no se pueda seguir accediendo a no ser que estén invitados por correo.
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