Por lo general una impresora será un dispositivo compartido por varios empleados de una empresa. Elegir la más adecuada para nosotros no es tarea sencilla. Son muchos los parámetros que tenemos que considerar para que funcione de forma óptima por eso queremos ofrecer algunos consejos con nuestra guía de impresoras compartidas en la oficina.
Lo más habitual en una impresora compartida es que se haga a través de la red local, ya sea a través de conexión cableada o por WiFi. Existe la posibilidad de compartir una impresora local, pero es una solución que realmente no funciona bien más que para compartir en un entorno doméstico e incluso aquí hay mejores soluciones a día de hoy.
Instalación y configuración de la impresora de red
Ubicación de la impresora de red
Lo primero que tenemos que tener en cuenta es dónde queremos ubicar la impresora físicamente. Lo recomendable es que esté en un lugar central, cercana a todos los usuarios que van a estar conectados a ella en lugar de llevarla a un extremo de la habitación. De esta forma el trayecto que tienen que recorrer hasta recoger sus trabajos es mínimo.
También es necesario que este lugar disponga de una toma de corriente cercana y si conectamos la impresora por cable ethernet, una toma de red. Esto muchas veces condiciona dónde podemos colocar la impresora, lo que hace que la opción de conexión WiFi resulte más atractiva al ofrecernos más independencia a la hora de elegir el lugar más adecuado para ubicar la impresora.
También debemos tener en cuenta las necesidades de impresión del grupo de usuarios a los que está destinada. Cada impresora tienen un grupo idóneo de usuarios que la pueden compartir, por lo general entre 1 y 15, dependiendo del número mensual de impresiones y las necesidades concretas de cada uno de ellos. Sobrepasar este número puede tener un coste elevado al penalizar la productividad si los usuarios tienen que esperar al formarse colas de impresión prolongadas.
Direccionamiento IP de las impresoras
Para que los distintos puestos de trabajo puedan enviar trabajos a estas impresoras deben conocer su dirección dentro de la red, la IP. Las impresoras deben tener siempre la misma dirección IP, ya sea asignada de forma fija o asociándola en el servidor DHCP a la dirección MAC de su tarjeta de red para que el servidor siempre asigne la misma.
Lo normal en estos casos es agrupar todas las impresoras de red de la empresa en un rango determinado dentro de nuestra red. Por ejemplo, si nuestra red es 192.168.1.xxx, dejaremos sin asignar el rango que va de la dirección 192.168.1.245 a la 192.168.1.255, para las impresoras. De esta forma si tenemos que mapear una en un puesto informático será fácil recordar su dirección. También identificar algún problema que puedan tener en la red.
Es conveniente no ser tacaño con este número de direcciones que reservamos para estas impresoras, ya que si mañana la empresa crece y necesitamos más dispositivos si las direcciones IP ya están ocupadas será más complicado recuperar estas direcciones. Sobre todo si no tenemos problemas de escasez de direcciones IP es ser previsores.
Instalación y configuración de la impresora
Una vez que ya hemos definido su dirección IP, el siguiente paso es instalar la impresora. En este caso tenemos que distinguir si vamos a instalar la impresora en dominio o en grupo de trabajo. El primer caso es el más común cuando tenemos una número de usuarios alto y el segundo sólo se recomienda cuando tenemos muy pocos usuarios y equipos, por lo general menos de 10.
Si instalamos la impresora en dominio tendremos que instalar los drivers o controladores directamente en el servidor que debe tener habilitada las funciones de servidor de impresión. Una vez realizado este paso procederemos a dar de alta la impresora en el Directorio Activo.
Esto tiene la ventaja de que podemos aplicar políticas de grupo que afecten también a las impresoras que pueden utilizar los usuarios. De esta manera tenemos un mejor control sobre el uso que se le está dando a una impresora, además de poder gestionarla de forma más eficiente.
Si no trabajamos en dominio tenemos dos posibles escenarios, que se trabaje con servidor o que por el contrario se carezca del mismo. Si tenemos servidor pero trabajamos igualmente fuera de dominio el proceso de instalación de la impresora en el servidor será similar. Se instala en el servidor y se mapea en los puestos de trabajo ya sea a través del asistente o de la consola conectando a la dirección IP que tiene asignada.
En el caso de no disponer de un servidor será necesario instalar la impresora en todos los puestos de trabajo. En este caso podemos hacer una primera instalación con el asistente que nos ofrecerá la posibilidad de crear un archivo que podemos guardar en una memoria USB si tenemos que instalarlo en más equipos.
Consejos de ahorro al utilizar las impresoras de red
Ya hemos visto como la ubicación de la impresora influye en la productividad de los usuarios. En general, a menor distancia del usuario a la impresora, menor riesgo de encontrar alguna distracción por el camino que le haga pasar más tiempo del necesario fuera de su puesto de trabajo.
Otra de las cuestiones que no se suele tener en cuenta a la hora de elegir una impresora es el ahorro de energía. Sobre todo en lo que se refiere a los estados de reposo e hibernación, que son en los que más tiempo pasa la impresora. Comparando entre lo que consume una impresora antigua y una más moderna, la renovación de la impresora sale mucho más económica de lo que podría parecer en un principio. Sobre todo si tenemos en cuenta que son dispositivos que están siempre encendidos y rara vez se apagan.
Por lo general, una impresora láser gasta más energía que una impresora de tinta ya que tiene que calentarse antes de empezar a imprimir, cosa que no ocurre con la tinta. En el caso de las gama de impresoras HP Officejet Pro el ahorro puede llegar hasta un 50% en el consumo de energía sobre impresoras equivalentes láser.
Otro aspecto a considerar es el ahorro de papel que podemos conseguir. Aquí es fundamental poder utilizar la impresión a doble cara, de manera que podemos conseguir un importante ahorro en la cantidad de folios utilizados.
Saber utilizar la impresora puede ahorrar muchas impresiones en falso
Es importante no descuidar la formación de los usuarios que tienen que utilizar la impresora. No es raro ver como se envía un trabajo a la cola de impresión, se levanta ve que no aparece y vuelve a su puesto de trabajo para reiterar la orden varias veces. Al final descubre o alguien le advierte que la impresora no tiene papel, pero ya no se cancelan los trabajos que se habían vuelto a enviar, que en el mejor de los casos acaban en la cesta de papel para reciclar.
Por último una cuestión que ahorra mucho en la impresión es utilizar la vista previa que evita que imprimamos en falso, con algún defecto en una página que podríamos haber subsanado sólo con utilizar esta vista preliminar, que tenemos disponible pero pocas veces se utiliza.
Como hemos visto instalar y configurar una impresora de red no es complicado, pero requiere de una serie de factores a tener en cuenta para que funcione tal y como esperamos.
Las impresoras de tinta de la gama HP Officejet Pro nos ofrecen un buen equilibrio entre funcionalidad, facilidad de uso, coste por página impresa y calidad, lo que las convierte en una opción a tener en cuenta en las pequeñas empresas a la hora de elegir una solución de impresión.
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