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Cómo gestionar el tiempo que dedicas a tus tareas con Toggl

Cómo gestionar el tiempo que dedicas a tus tareas con Toggl
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Vamos a explicarte cómo utilizar la herramienta Toggl Track para gestionar tu tiempo y cuánto empleas en realizar cada una de tus tareas. Se trata de una web en la que puedes contabilizar el tiempo que pasas haciendo cada tarea. Se trata de un método bastante manual, porque es como si te ofreciera cronómetros para ir marcando el tiempo que tardas en hacer cada cosa.

Vamos a empezar explicándote de forma sencilla los conceptos básicos del funcionamiento de esta herramienta, para que te hagas una idea de lo que puede ofrecerte. Y luego, pasaremos a explicarte paso a paso cómo usarla para ir registrando tus actividades, hasta terminar mencionando sus integraciones para poder sacarle más partido todavía.

Cómo funciona Toggl Track

Funcionando

Toggl Track es un servicio del portal de herramientas para equipos Toggl, con el que tú mismo puedes ir gestionando y visualizando el tiempo que tardas en realizar las tareas frente al ordenador. Esto lo hace ofreciéndote una especie de cronómetro para tareas que tú activas cuando empiezas a trabajar en algo y desactivas cuando terminas, y luego si tienes que seguir con ella puedes volver a activarlo para ver tanto el tiempo que inviertes en cada sesión como el total.

Pero evidentemente, el quid de la cuestión es poder gestionar diferentes tareas y proyectos. Por eso, Toggl te permite crear diferentes proyectos para poder saber cuánto tiempo pasas en cada uno de ellos, incluyendo incluso un sistema de tags para poder organizarte lo mejor posible.

De esta manera, puede crear diferentes proyectos en los que vayas a trabajar. Es bastante flexible, y puedes crear muchos de ellos. Entonces, podrás empezar a contar el tiempo en uno de ellos, y cuando acabes tu tarea diaria con él puedes parar, y empezar a contabilizar el tiempo con el siguiente proyecto al que pases.

Y luego están las estadísticas. A cada proyecto le vas a poder dar un color diferente, y tendrás una página de estadísticas en al que vas a poder ver cuánto trabajas cada día en cada uno de los proyectos, y también cuánto tiempo empleas en total. Además, dentro de cada proyecto vas a poder crear diferentes tareas entre las que elegir.

Además del código de colores para ver la proporción de los proyectos a los que le dedicas más tiempo, Toggl también registra los tiempos exactos que ha cronometrado. Gracias a esto, tienes una tabla de estadísticas en la que puedes saber cuánto tiempo has estado en cada sesión trabajando en cada uno de los proyectos.

Por último, hay que decir que Toggl te va a permitir crear cuentas gratuitas, pero también tiene una modalidad de pago con todavía más opciones. Sin embargo, esas de las que te hemos hablado en esta pequeña introducción están todas disponibles en la modalidad gratis.

Cómo utilizar Toggl Track

Tres Claves

Para usar este servicio, lo primero que tienes que hacer es entrar en su web oficial y crearte una cuenta. Cuando inicies sesión y entres, en la parte superior tienes una barra donde encontrarás las tres claves para generar una tarea y cronometrarla. Porque es en la barra superior donde tienes que activar que estás haciendo una tarea, y para ello tienes los tres elementos que te hemos marcado:

  • 1: Aquí tienes que poner el proyecto o tarea en la que vas a trabajar. Puedes crear uno nuevo o seleccionar alguno de los que ya tengas.
  • 2: Son los tags o etiquetas, que son opcionales. Aquí, esto es para organizarte mejor las tareas por temáticas, aunque puedes asignarlas luego a posteriori.
  • 3: Aquí tienes el botón para iniciar el conteo de tiempo y el reloj en el que se te va a decir cuánto llevas en cada tarea.

Como ves, también hay un símbolo de dólar. Esta es una función de pago, y sirve para asignarle un precio al proyecto en el que trabajas para luego poder saber cuánto cobrar dependiendo del tiempo que te haya llevado realizarlo.

Crear Proyecto

Por lo tanto, para utilizar esta herramienta lo primero que debes hacer es crear tu primer proyecto. Cuando pulses en el botón de Create a project, se te abrirá una ventana en la que hacerlo. Puedes ponerle un nombre y asignarle un color. Debajo, puedes poner si es un proyecto, y asignarle una cuenta. Cuando lo tengas, pulsa en el botón Create project para confirmar.

Empezar

Luego, ya puedes completar la tarea que quieres realizar. Arriba del todo, ponle un nombre a la tarea y asígnale un proyecto. Cuando lo hagas, podrás ponerle algunos tags o crear otras etiquetas, y luego pulsa en el botón de reproducción para empezar a contar el tiempo que empleas haciéndolo. Luego, mantén la pestaña abierta, y cuando dejes de realizar la tarea detén el cronómetro.

Estadisticas

Más allá del tracking y registro de actividades, cuando en la columna de la izquierda pulsas sobre el reloj podrás ver las estadísticas del tiempo que has empleado en cada proyecto, así como información sobre la duración total teniendo en cuenta las diferentes sesiones que hayas realizado.

Inicia

Cuando estás en esta lista de estadísticas, puedes pasar el ratón por encima de una de las tareas para ver la opción de reanudarla cuando no tengas ninguna activa. Esto te ayudará a no tener que ir creando nuevas tareas cada vez.

Grafico

Luego también tienes la página de Reports, que aparece a la izquierda con el icono de un folio. Aquí, podrás ver los informes de cuánto tiempo le has ido dedicando cada día, y un gráfico con la proporción en la que has trabajado en cada uno de los proyectos.

Trackeo

En esta columna de la izquierda también puedes ver las estadísticas de tus diferentes proyectos, de los grupos de trabajo y de las etiquetas. Sólo tienes que ir pulsando sobre las diferentes opciones para ir viendo los datos. Siéntete libre de ir explorando todas las estadísticas.

Toggl en tu PC y otras integraciones

En Pc

Pero Toggl sirve para mucho más. Por ejemplo, puedes instalar su cliente oficial en el PC descargándolo desde este enlace, donde tienes sus versiones para Windows, macOS y GNU/Linux. Con este cliente, podrás iniciar el tracking de tus actividades sin depender de la web, y tiene recordatorios para que cuando no estés haciendo seguimiento de nada te recuerde que quizá deberías hacerlo. Todo ello se sincroniza con la web y sus estadísticas.

Record Activity

La aplicación de PC también te va a permitir activar el grabado de tu actividad. Lo que hace esto es contabilizar automáticamente el tiempo que pasas en las diferentes aplicaciones o pestañas de navegador. Así, además de tus actividades explícitas podrás saber dónde has estado perdiendo el tiempo en el caso de que no te salgan las cuentas.

Interacciones

Toggl también permite integrarse con otras aplicaciones externas, a través de plataformas como Zapier o IFTTT. Por ejemplo, puedes integrarlo con Google Calendar para sincronizar tus eventos, o con OneNote para añadir notas con la información de tus actividades. Esto te permitirá tener mucha más libertad a la hora de utilizar la herramienta.

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