Hay empresas que han metido sus contratos en un software con IA. Lo que ocurrió después no lo vieron venir

No importa el tamaño de la empresa: todas lidian con contratos. De hecho, una pyme de 10 empleados puede moverse entre los 100 y los 150 de media. En la mayoría de los casos, nadie sabe qué pasa con ellos hasta que surge un problema. Y es comprensible: no es fácil tener presente los derechos y obligaciones, las fechas de renovación y los detalles de cientos de contratos.

Pero que no sea fácil, no libra a las empresas de estar atadas a todo lo que firman, ni de las consecuencias económicas y reputacionales de no cumplir con ellos. Y justo ahí entra en juego R2 Docuo, un software con IA que promete leerse todos los contratos de tu empresa y avisarte de lo importante.

Vivir en la ignorancia o cuando no sabes lo que has firmado

Lo primero que descubrieron las empresas es que, antes de empezar a trabajar con R2 Docuo, vivían en una “feliz ignorancia”, creyendo que todo marchaba sobre ruedas.

No hay que irse muy lejos ni echarle imaginación para saber cómo era la gestión de esos contratos: una vez firmados, se quedaban en los anexos de correo o se guardaban en carpetas, dentro de otras carpetas y con nombres como “contrato_final_definitivo_v3_firmado_OK(1).pdf”. Y hasta ahí su gestión. Un “check” más en la lista de tareas y el contrato quedaba en el olvido.

Entonces, un día, empiezan a surgir preguntas: ¿Qué contratos están a punto de vencer o renovarse? ¿Cuántos están sin firmar o quedaron pendientes de un OK? ¿Qué cláusulas deberían ser revisadas cada cierto tiempo? ¿Cuántos hay en activo con cada proveedor? ¿Cuáles llevan cláusula RGPD? ¿Cuántas obligaciones se están pasando por alto?

“Tenemos todo más o menos bajo control” pensaron, “Hay personas en los departamentos de Administración, de Compras o de Legal, que lo tienen todo en mente.”

Hasta que la realidad les golpea cuando alguien descubre que se ha renovado un contrato por accidente. Y en ese momento, todo cambia. Se dan cuenta de que la respuesta a esas preguntas que creían tener más o menos bajo control es: “no lo sabemos”.

Empiezan a buscar soluciones y descubren que, para revisar y poner orden en todos los contratos, les haría falta un equipo legal dedicado en exclusiva a esto. Y pocas compañías se lo pueden permitir.

El escenario parece difícil de manejar y ciertamente inquietante, pero se tranquilizan porque han encontrado un software con IA especializado en la gestión de contratos que les va a ayudar con todas esas incógnitas. Meten felices sus contratos en él y lo que encuentran les deja sin palabras.

Buscaban paz, pero destaparon el caos

Cuando, después de no poco trabajo, consiguieron encontrar y reunir todos sus contratos, los arrastraron a R2 Docuo y la IA empezó a analizarlos. Lo que salió de allí fue todo menos lo esperado.

En cuestión de minutos, R2 Docuo leyó cientos de contratos y empezó a detectar fechas clave, importes, cláusulas concretas, tipos de renovaciones, y más.

Aquí la experiencia de organizar tus contratos en R2 Docuo. Los seleccionas todos, los arrastras a la herramienta y la IA empieza a leerlos.

No hacemos espóiler si decimos que todo fue caótico.

Una de las empresas, dedicada a la consultoría, se enteró de que tenían contratado un servicio de mantenimiento de ordenadores que llevaban pagando desde 2018 y que no usaban desde entonces.

Otra de ellas, dedicada a la distribución de alimentos, descubrió que podrían haber reclamado a la empresa de transporte con la que trabajaban más de 12.000€ por retrasos y problemas con la mercancía durante las entregas.

Y esto son dos casos específicos, pero es que todas ellas se encontraron con renovaciones de contratos inesperadas, pagos que no les habían hecho, obligaciones incumplidas y otros problemas que estaban afectando a sus operaciones, economía y reputación.

Este es el detalle de cómo, tras arrastrar todos los contratos a R2 Docuo, la IA empieza a extraer información (como fechas, tipo de renovación, cláusulas concretas…) y a organizarlos en carpetas por clientes, estado del contrato, etc.

Cada vez que entraban a R2 Docuo, era un golpe de realidad, y lo que esperaban que hubiera sido coser y cantar, se convirtió en una avalancha de fechas críticas olvidadas, contratos mal gestionados y verdades que nadie quería enfrentar.

El día de después con un software de contratos con IA

“Después de la tormenta, viene la calma”, dice el refrán y es que tras ese primer caos inicial y con la ayuda de R2 Docuo, las empresas se pusieron al día con la gestión de sus contratos.

Ahora son felices, ya que con arrastrar todos sus contratos a R2 Docuo, los tienen organizados automáticamente en un único lugar seguro, con un nombre normalizado y reciben avisos sobre vencimientos o renovaciones para que ningún contrato quede desatendido y desactualizado.

¿Necesitan saber si un contrato cumple con la ley? R2 Docuo lo lee por ellos y les responde. ¿Quieren ver más visualmente la información de sus contratos? Les dibuja un gráfico de lo que necesiten.  ¿Comparar dos contratos? En segundos, la herramienta les muestra las diferencias y les ayuda a elegir. Es como tener un asistente que nunca duerme, organizando la vida contractual de la empresa mientras que cada empleado se dedica a lo suyo.

Un ejemplo de cómo es conversar con R2 Docuo. A la derecha tenemos la “caja” en la que puedes pedir lo que necesites y en el centro, una vista ampliada de la respuesta.

La herramienta se integra con Microsoft 365, la suite ofimática que predomina en las empresas españolas. Esto facilita que los empleados que usan R2 Docuo puedan crear contratos desde sus propias plantillas de Word 365 (incluso automatizar su creación con la IA) o recibir avisos por Teams. 

Y por si todo esto fuera poco, algunas empresas han ido un paso más allá y han entrenado la IA con sus propias normativas, leyes y procedimientos internos. ¿El resultado? Una inteligencia artificial que no solo entiende contratos, sino que habla el mismo idioma de cada organización. Una especie de experto a medida, capaz de responder dudas, interpretar procesos internos y adaptarse al modo de trabajar de cada equipo como si llevara años en la plantilla.

De este modo, con R2 Docuo las empresas pasaron de vivir en la “feliz ignorancia” a tener control total sobre los cientos de contratos que organizan y gestionan cada año, con sus miles de cláusulas y fechas de renovación. Es el aliado perfecto para sumergirse en la jungla legal corporativa y salir airoso.

Imágenes: R2 Docuo y Shutterstock