El trabajo colaborativo es esencial para el funcionamiento de las organizaciones, tanto en la organización interna de equipos de trabajo como en la productividad. Destacan sectores como la educación y otros que ahora están cobrando especial relevancia: los “firstline workers”, equipos comerciales y fuerzas de ventas que, por sus condiciones de trabajo, se están dirigiendo hacia la dimensión telepresencial online, en un momento en el que los desplazamientos y las reuniones presenciales están condicionadas a las decisiones sanitarias.
La tecnología tiene que ser habilitadora para las personas, haciendo que en cada puesto de trabajo lo importante sea “qué puedes hacer” y no “dónde tienes que estar”. De aquí el menester de dar a los empleados las mejores herramientas, tanto aplicaciones como dispositivos, para que puedan optimizar su trabajo.
Es cierto que la adopción de fórmulas de colaboración digitales y remotas no es nueva, pero la pandemia global ha acelerado la adopción de estas modalidades de trabajo en unos casos, y la ha exigido en otros. Lo que en tiempos prepandemia era una opción que encontraba su lugar en muchos casos como un “plan B”, ahora es la única posibilidad para organizar reuniones de trabajo, encuentros de negocio o para dar clases en escenarios de educación y formación.
Y parte de la resistencia que había “de facto” a la adopción de las modalidades de trabajo y colaboración telepresenciales que se daban tenía su origen en la poca idoneidad de las herramientas que se empleaban.
Los retos del trabajo colaborativo también son oportunidades
El trabajo colaborativo, sin embargo, no es “el malo de la película”. No hay que confundir el uso de unas herramientas inadecuadas con una estrategia errónea. Su uso en modalidades no presenciales de trabajo o para reuniones es, de hecho, una solución óptima cuando se superan las dificultades iniciales.
1. Las reuniones pueden parecer poco inmersivas
Uno de los retos a los que se enfrenta el trabajo colaborativo telepresencial es el de imitar con la mayor fidelidad posible una experiencia presencial sin que los participantes estén físicamente en el mismo lugar. O que, incluso en entornos híbridos, estando parte de los participantes en la misma ubicación, no haya diferencias en la dinámica de la reunión entre los que están online y los que se encuentran en la misma sala física.
Microsoft, para solventar este obstáculo, ha ideado la familia Surface Hub 2S en la que el nuevo modelo de 85’’ y el de 50’’ suponen maximizar la experiencia inmersiva en aquellos frentes que tradicionalmente han sido un obstáculo: el tamaño de la pantalla, la calidad del vídeo y la calidad del sonido.
Con este dispositivo, estamos ante una pantalla PixelSense con una cámara 4K USB-C con campo de visión amplio gran angular de 90 grados y 8 micrófonos de campo lejano que captan las intervenciones de todos los presentes en la sala. El sonido es de tipo 7.1 con altavoces estéreo de 3 vías y un subwoofer para bajos. Estos elementos permiten captar con claridad tanto los gestos corporales y de expresión de los intervinientes como las modulaciones de voz o el tono, integrando en las reuniones y de un modo natural esos elementos de interacción biométrica.
2. Falta de movilidad
Las modalidades telepresenciales están asociadas tradicionalmente a tener que adecuar una o varias salas para ello, instalando de forma permanente una pantalla grande o varias pequeñas, además de altavoces, micrófonos y cámaras, sin olvidar elementos accesorios como una pizarra o un lugar para realizar anotaciones a mano. Esto requiere, también, configurar un ordenador para las reuniones, que idealmente tendría que ser exclusivo para ello, pero suele acabar siendo un equipo de alguno de los integrantes de las reuniones.
Microsoft, con Surface Hub 2S, simplifica al máximo la puesta a punto de las reuniones. Este dispositivo, incluyendo el modelo de 85’’, es una solución portátil que se puede llevar de una sala a otra y que hasta puede equiparse con una batería para que no se pierda la sesión mientras buscamos una toma de alimentación. De este modo, la dificultad técnica pasa a ser una oportunidad para reducir el TCO de las empresas al poder usar un mismo equipo en diferentes ubicaciones, habilitando cualquier espacio para trabajar y flexibilizar el uso de las oficinas.
Además, la complejidad técnica se reduce hasta el punto de no necesitar acudir al personal IT para que nos ayude con la puesta a punto de las reuniones, como sería el caso cuando hay que conectar un portátil a una pantalla o un proyector, una tarea aparentemente simple, pero no siempre exitosa. Sólo habría que iniciar sesión. Es más, los Surface Hub 2S pueden gestionarse remotamente con Intune.
3. No es evidente compartir las presentaciones
En las reuniones presenciales, las presentaciones se podían compartir de un modo físico y material, muchas veces usando soportes físicos como el papel o unidades de almacenamiento. Las anotaciones se realizaban muchas veces en soportes tales como pizarras o blocs de anotaciones, que luego había que fotografiar o digitalizar, o directamente se perdían.
Surface Hub 2S, sin embargo, se integra de forma natural con Whiteboard, la herramienta de lienzo de colaboración digital de Microsoft 365, donde la interacción táctil de los equipos Surface y Surface Hub 2S es perfecta para integrar la colaboración y las anotaciones de un modo mucho más rico que en las reuniones presenciales.
4. Visualizar datos: tan necesario como complicado
En las reuniones tradicionales, la visualización de datos ha sido una asignatura pendiente. O bien se tenían las gráficas preparadas de antemano, o trabajar con ellos en tiempo real suponía un cuello de botella, especialmente en la parte de la manipulación de las hojas de Excel y la visualización dinámica de diferentes tablas y cálculos.
La integración de modalidades telepresenciales como Surface Hub 2S permite integrar los datos de un modo natural y fluido en las reuniones de trabajo o en las que se concierten con proveedores y clientes. El uso en el Surface Hub 2S de un sistema operativo compatible con herramientas como Office 365, además de ofrecer una interacción táctil compatible con el uso del Lápiz para Surface Hub 2S, hacen que manejar datos y visualizarlos en tiempo real sea un elemento de valor añadido.
Los datos se entienden, se ven y se procesan, con la ventaja de que los lienzos que se van completando durante las reuniones o las formaciones se quedan almacenados conveniente y digitalmente.
5. La separación física debilita los equipos
La separación física tradicionalmente se asocia a una debilitación de los equipos. Sin embargo, con una buena herramienta de trabajo colaborativo, este “pegamento” puede incluso reforzarse con la distancia y mantener una productividad elevada al tiempo que se concilia vida personal y laboral. Con Surface Hub 2S, la colaboración puede pasar de ser una modalidad rígida y programada a ser una modalidad que surge cuando se necesita.
Entra en juego Microsoft Teams, una herramienta para la colaboración y la comunicación que viene integrada en Microsoft 365, y que permite convocar una reunión espontánea cuando se picaba la puerta de un colega en la oficina. Además, los contenidos que se comparten durante las reuniones pueden quedar registrados, por lo que podemos despreocuparnos de hacer anotaciones redundantes o de que se pierda la información para centrarnos en la solución de un problema o en la planificación de un proyecto.
Asimismo, las reuniones de trabajo estaban antes generalmente repletas de puntos que hay tratar y resolver, incluyendo algunos que solo atañen a algunos miembros de los equipos. Si hay una sala reservada y hay que aprovecharla sí o sí, las reuniones acaban siendo agotadoras. Ahora, con Surface Hub 2S y Microsoft Teams, es posible acomodar las reuniones en tiempo y audiencia para que la productividad de los empleados no se vea afectada.
En este sentido, y para llevar a cabo reuniones remotas que no lo parezcan, la combinación de Teams, la cámara con resolución 4K, los altavoces y micrófonos integrados en el dispositivo, y la posibilidad de colaboración que ofrece Microsoft Whiteboard, hacen que la experiencia sea mucho más cercana.
6. Lo que sucede en las reuniones, ¿se queda en las reuniones?
En las reuniones telepresenciales, cada usuario usa su equipo y sus políticas de seguridad o autenticación biométrica. Pero los equipos donde se desarrollan presentaciones que pueden ser confidenciales o donde se manejen documentos privados son una posible fuente de vulnerabilidades.
Microsoft aborda este apartado de la seguridad desde la raíz en los Surface Hub 2S, en los que se usa el sistema operativo Windows 10 Team Edition, un sistema seguro desde el arranque a la interfaz de usuario. En función de la privacidad que quieran que tenga dentro de las organizaciones, es posible habilitar tantos niveles de seguridad como se necesiten. Es decir, pueden decidir que todos tengan permiso para iniciar sesión o no; pueden habilitar que se conecten dispositivos USB o no; pueden permitir que cualquiera pueda proyectar o solamente a través de un pin; o también concluir que los equipos se puedan conectar en una red WiFi o directamente por Ethernet.
En cualquier flipchart normal lo que se haría es arrancar la hoja con las anotaciones. Sin embargo, por defecto, Surface Hub 2S borra toda la información que está en el disco duro y en la memoria caché cuando pasa de una sesión de usuario a otra.
En definitiva, Surface Hub 2S combina todas estas necesidades en un solo dispositivo que se adapta allá donde la reunión vaya a tener lugar, siendo un 3 en 1: una pizarra interactiva, una pantalla donde puedes proyectar un ordenador completo con Windows 10 y una plataforma de comunicación.
