Muchas de esas reuniones informales cara a cara que se producían en las oficinas desaparecieron con la pandemia y la recomendación de teletrabajar siempre que fuera posible. Una de las consecuencias de ello es que se han incrementado las reuniones (especialmente a través de videoconferencia).
Estas reuniones, además, son más breves, lo que puede ser indicativo de dos tendencias, quizá diametralmente opuestas: que se ha aprendido a hacer reuniones más cortas, directas y efectivas y que, quizá, se está abusando de las reuniones cuando muchas de ellas se podrían resolver con un email.
Sí, nos reunimos más
Uno de los estudios que confirman este aumento de las reuniones es el titulado “Colaboración durante el coronavirus: el impacto de COVID-19 en la naturaleza del trabajo” de la Harvard Business School.
Para hacer este estudio, se examinaron los correos electrónicos y las invitaciones a reuniones de más de tres millones de empleados en más de 21.000 empresas en todo el mundo, repartidas por 16 países. Los datos que utilizaron provinieron de “un proveedor de servicios de tecnología de la información que otorga licencias de soluciones de comunicaciones digitales a organizaciones de todo el mundo”.
Estos metadatos indican el comportamiento real de los empleados en organizaciones y no provienen de encuestas, por lo que los autores del estudio aseguran que son datos más fiables y no basados en sensaciones y opiniones.
Del análisis de estos datos se constata que, efectivamente, los confinamientos conllevaron aumento de los correos electrónicos intercambiados y de las reuniones realizadas. Los incrementos más llamativos se dieron en el número de reuniones (un 12,9% más) y el número de asistentes (un 13,5% más).
Para analizar los cambios en el comportamiento de los trabajadores, el estudio compara los datos de las reuniones y los correos electrónicos durante los períodos de confinamiento con los datos de las ocho semanas anteriores y las ocho semanas posteriores a la finalización del encierro.
Menos tiempo de reunión
Sin embargo, este análisis muestra que, pese a que nos reunimos más, la duración media de las reuniones se ha reducido en un 20,1%. Es decir, que dedicamos un 11,5% menos de nuestro tiempo a estos encuentros.
En ciudades europeas como Bruselas, Oslo y Zúrich, la duración de las reuniones se redujo drásticamente. De hecho, es una tendencia que se mantuvo durante el mes siguiente del inicio del confinamiento. Mientras, en las ciudades estadounidenses de Chicago, Nueva York y Washington DC, la duración de las reuniones disminuyó menos.
El estudio también constata que la gente trabajó más desde casa. Una conclusión que se extrae del número de horas entre el primer y el último correo electrónico enviado o reunión a la que asistió una persona en un día. De media, la duración de la jornada laboral aumentó en 48,5 minutos.
Tres reuniones al día
Otra encuesta, esta vez realizada por Twingate entre mil empleados, también constata que casi la mitad de ellos (el 45%) asistieron a más reuniones durante la pandemia que cuando trabajaban en la oficina. De media, cada empleado tiene unas tres reuniones por día, que generalmente se realiza por videollamada.
Según esta encuesta, los empleados han pasado de tener siete horas de llamadas semanales a doblar esta cantidad hasta las 15 llamadas cada semana.
La fatiga ante tanta reunión
El aumento de estas reuniones, tanto presenciales como por videoconferencia, está llevando a que muchas empresas tomen diferentes medidas para el bienestar de los empleados, como días sin reuniones.
Tal y como asegura un estudio del MIT Sloan del verano pasado, realizado entre 150 empleados de varias industrias en los EE.UU. y Europa, la gran mayoría de los trabajadores se sienten fatigados y agotados durante y después de sus reuniones virtuales, más que con las reuniones en persona.
Algo que, además, contribuye a que nos sintamos más estresados, tal y como ha confirmado una reciente investigación.
Las empresas desarrolladoras de soluciones de videoconferencia están realizando mejoras en sus aplicaciones con el fin de reducir esta sensación de cansancio.
Para entender por qué se produce esta Zoom fatiga, Jeremy Bailenson, director fundador del Laboratorio Virtual de Interacción Humana de Stanford (VHIL), ha publicado un estudio en el que identifica cuatro consecuencias de los chats de video prolongados que contribuyen a esta sensación de fatiga ante tanta reunión.
¿Por qué nos cansamos de tanta reunión virtual? Por la cantidad excesiva de contacto visual de cerca, que es muy intensa en las videollamadas; por vernos a nosotros mismos durante los chats de video constantemente en tiempo real; porque los chats de video reducen drásticamente nuestra movilidad habitual; y porque la carga cognitiva es mucho mayor en los chats de video.
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